Så här jobbar vi

Så här jobbar vi

MINDFIRES MODELL FÖR PROJEKTLEDNING, ORGANISATIONSFÖRÄNDRING OCH ONBOARDING-PROCESSER

Mindfires konsulter arbetar utifrån tre huvudområden vid införandeprojekt gällande Office 365 eller Wizdom intranät.

 

“Den första nyckelfaktorn är människorna – de anställda, medarbetarna. För att säkerställa att människor är redo, är det viktigt att man hanterar organisationsförändringen på ett sunt sätt. Organisationsförändringshantering syftar till att säkerställa att användarna verkligen förstår den nya digitala tekniken och vet hur de ska använda den. Målet med digitaliseringsprojektet är ju inte att skapa förvirring och förlama verksamheten genom att introducera nya verktyg, utan att flytta verksamheten och processerna framåt. Därför är det viktigt att man hanterar organisationsförändringen genom hela projektet och förvaltar den lika noggrant som de teknikrelaterade aktiviteterna. För att implementeringen av tekniken ska fungera måste människorna, användarna, vara med på tåget.”

“Exempel på processer är fakturabetalningar, inköpsrutiner, fildelning, projektstyrning och kommunikation. Att inte ändra dem vid implementering av ny teknik är ett vanligt misstag. När den nya tekniken introduceras behöver processerna anpassas till den. Om man inte gör detta har något med största sannolikhet gått fel eller förbisetts i projektet. Var och en av processerna innehåller många steg och kan vanligtvis utföras på olika sätt. Målet med ett digitaliseringsprojekt är att enas om att en process alltid – eller huvudsakligen – genomförs på ett visst sätt och med givna digitala verktyg. I slutändan är målet att tekniken och digitaliseringen ska stödja processer, inte tvärtom. Projektet bör med andra ord främst handla om förändringar av processer och inte bara ses som tekniska eller digitala uppgraderingar.”

“Den tredje nyckelkomponenten är själva tekniken. Ett vanligt misstag är att försöka anpassa ny teknik och nya digitala lösningar till ineffektiva och föråldrade processer. Det blir ofta dyrt, både vad gäller själva anpassningarna och rent tidsmässigt, liksom när det gäller kostnaderna vid framtida uppgraderingar. Anpassningarna måste göras om när produkten uppdateras. Vi rekommenderar att man i stället ändrar processerna så att tekniken eller den digitala lösningen kan fungera på det sätt som den är utformad för. Som en bra tumregel bör 85% av kraven kunna uppnås med produktens standardutformning. Ibland har man inget annat val än att utveckla en anpassad lösning ovanpå standardutförandet, istället för den rekommenderade strategin att använda sig av en off-the-shelf lösningar (som Office 365 och Wizdom intranät är). Detta alternativ rekommenderas endast om anpassningarna ger betydande konkurrensfördelar och är relaterade till något av företagets kärnerbjudanden.”

Vår projektmetod

1.  Verksamhetsanalysen görs med The Digital Workplace Maturity-modellen (DWMM). Den syftar till att identifiera nuläge och önskat läge inom fyra övergripande områden – områden inom vilka de digitala verktygen har potential att stärka företagets inre processer. Modellen är en variant av Carnegie Mellons klassiska modell för att kvalitetssäkra arbetsflöden. Metoden är snabb och effektiv och förespråkas av bland annat The Digital Workplace Group (DWG) i England. Resultaten från analysen läggs in på fyra axlar:

2. DWM-analysen följs av en enkel kartläggning av de trösklar som finns i organisationen för att nå en högre grad av utveckling inom områdena. Syftet med att identifiera trösklarna är att säkerställa att kraften i förändringsarbetet och ledarskapet läggs på rätt områden – på de områden som gör skillnad. En variant av McKinseys 7S-modell används för att identifiera och kategoriserar trösklarna inom följande områden:

3. Med hjälp av materialet från steg 1 och 2 bestäms den projektplan och den roadmap som sedan utgör guide för utvecklingsarbetet. Denna anger också ambitionsnivån – d v s det önskade framtida läget – samt tid- och rollsätter arbetet. Vidare anger den – vilket är viktigt – de utbildningar som bör genomföras. Utbildningarna ges främst i form av workshops med scenarieträning. Scenariemetoden – som didaktisk modell – är ett effektivt sätt att tillse att utbildningarna har en direkt koppling till medarbetarnas vardagssituation på arbetsplatsen.

Projektplanen, styrningen och progressionen i projektet återkopplas genom Kanban- och UML-visualiseringar under arbetets gång. Mindfires konsulter gör en poäng av att i alla sammanhang för projektsstyrning endast använda verktyg som ingår i Microsofts och Office 365:s ekosystem.

Framsteg och uppnådda resultat, mäts och visualiseras kontinuerligt på DWM-skalan och kan på så sätt åskådliggöras för samtliga involverade och berörda.

Modellen erbjuder sammanfattningsvis ett agilt, användarcentrerat och iterativt sätt att driva processer, där återkommande prototyptestning också i förekommande fall utgör en viktig del. Modellen appliceras såväl i arbetet med digital verksamhetsdesign som vid införande av nya intranät eller CMS-system.